はじめに
新入社員を採用した後に必要となる入社手続きは、想像以上に多岐にわたります。
労働契約の締結から社会保険・雇用保険の届出、税務関連の書類整備、社内システム登録に至るまで、
一つでも漏れがあると、罰則や従業員トラブルにつながる可能性があります。
特に近年は、マイナンバー制度の浸透や社会保険加入要件の拡大など、
制度が複雑化しているため、中小企業こそ入社時の手続きを正確に管理する体制づくりが求められています。
本記事では、入社手続きに関する全体の流れと、必要書類、注意点、実務での対応策を
専門家視点で詳しく解説します。
新入社員の入社手続きの全体像
入社前と入社後の手続きの違い
新入社員に関する手続きは、大きく「入社前の準備」と「入社後の届出」に分かれます。
- 入社前： 雇用契約・労働条件の明示、必要書類の回収
- 入社後： 社会保険・雇用保険・税金関係の届出、社内登録手続き
これらは単に書類を揃えるだけではなく、法定期限内に提出する義務があるものが多く、
遅延や不備が発生すると、行政からの是正指導を受けるケースもあります。
STEP① 労働条件の明示と雇用契約の締結
労働条件通知書・雇用契約書の作成
新入社員を採用したら、最初に行うべきは労働条件通知書の交付です。
労働基準法第15条により、使用者は労働条件を文書で明示することが義務付けられています。
通知書には、次の内容を必ず記載しなければなりません。
- 雇用期間
- 就業場所・業務内容
- 始業・終業時刻、休憩時間、休日、休暇
- 賃金（支払日・計算方法を含む）
- 退職・解雇に関する事項
これらの条件を双方で確認し、署名押印のうえで雇用契約書を取り交わします。
雇用契約書は法的義務ではありませんが、トラブル防止の観点から実務上は必須です。
STEP② 労働保険・社会保険の加入手続き
労災保険と雇用保険（労働保険）
新入社員を1人でも雇用する場合、労災保険と雇用保険への加入が義務付けられています。
- 労災保険： 事業所単位で自動的に適用（個人単位の手続きは不要）
- 雇用保険： 「週20時間以上・31日以上雇用見込み」がある労働者が対象
雇用保険の加入手続きでは、「雇用保険被保険者資格取得届」を翌月10日までにハローワークへ提出します。
前職がある新入社員には「雇用保険被保険者証」の提出を依頼し、番号の引き継ぎを行いましょう。
社会保険（健康保険・厚生年金保険）
次に、社会保険の資格取得届を雇用開始から5日以内に提出します。
対象は以下の条件を満たす従業員です。
- 正社員、または1週間の労働時間が正社員の3/4以上
- 70歳未満であること
- 契約期間が2か月を超える見込みであること
また、パート・アルバイトでも以下の4条件をすべて満たす場合は加入対象になります。
- 週20時間以上勤務
- 月額報酬が8万8,000円以上
- 学生でない
- 従業員51人以上の事業所（※今後段階的に撤廃予定）
被扶養者がいる場合は、「健康保険被扶養者異動届」「国民年金第3号被保険者届」も併せて提出します。
STEP③ 税金関係の手続き（所得税・住民税）
扶養控除等申告書の提出
新入社員には、**「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」**を必ず提出してもらいます。
これにより源泉徴収税額が正しく計算され、年末調整にも反映されます。
退職・転職を経て入社した場合には、前職の「源泉徴収票」も必要です。
提出が遅れると、税額が高く控除される「乙欄」で処理されてしまうため注意しましょう。
住民税の「特別徴収」手続き
住民税を給与天引き（特別徴収）で支払う場合は、
「給与支払報告・特別徴収に係る給与所得者異動届出書」を市区町村へ提出します。
新卒社員など前年の所得がない場合は、翌年6月から住民税の天引きが開始されます。
STEP④ 新入社員と会社が用意する書類一覧
会社側が用意する書類
- 雇用契約書・労働条件通知書
- 扶養控除等申告書
- 健康保険被扶養者異動届・国民年金第3号届
- 採用通知書（内定通知書）
- 入社誓約書
これらは入社前に送付し、署名・捺印をもらって返送してもらうのが一般的です。
新入社員が提出する書類
- 雇用保険被保険者証番号
- 基礎年金番号（通知書または年金手帳）
- 給与振込先の口座情報
- 源泉徴収票（前職ありの場合）
- マイナンバー（個人番号カード・通知カードなど）
マイナンバーの取扱いには厳重な管理体制が必要です。
専用封筒や鍵付きキャビネットを活用し、社内規程に基づく管理・廃棄ルールを定めておきましょう。
STEP⑤ 社内手続き（人事・労務管理）
法定三帳簿の作成
労働基準法・労働安全衛生法に基づき、
新入社員を含む全従業員分の法定三帳簿を作成する義務があります。
- 労働者名簿： 氏名・住所・生年月日・入社日・業務内容など
- 賃金台帳： 基本給、手当、控除、支払日などを正確に記録
- 出勤簿（タイムカード）： 労働時間の実績を管理
これらの記録は3年間の保存義務があります。
社内設備・情報登録
新入社員がスムーズに業務を開始できるよう、以下の準備を入社日前に整えましょう。
- 制服・社員証・名刺の発行
- PC・電話・机・ロッカーの準備
- メールアドレス・勤怠システム登録
- 入退室用ICカード・指紋認証登録
これらをリスト化し、**「入社準備チェックリスト」**として管理するのが実務的です。
STEP⑥ 外国人社員の雇用時の注意点
外国籍の新入社員を雇用する場合は、在留カードやパスポートの確認が必須です。
さらに、入社の翌月10日までに**「外国人雇用状況届出書」**をハローワークへ提出します。
提出を怠ると事業主に30万円以下の罰金が科されることもあるため注意が必要です。
また、在留資格の範囲内での就労であるかを確認し、コピーを保管しておくことが推奨されます。
STEP⑦ よくあるトラブルと実務対応
手続きが期限に間に合わなかった場合
社会保険や雇用保険の手続きは、**原則として遡及加入が可能（最長2年）**ですが、
その期間分の保険料を一括で支払う必要があるため、会社・従業員双方に負担が生じます。
手続き漏れを防ぐため、入社日から1週間以内に必要書類を提出する体制を整えましょう。
雇用保険被保険者証の紛失
被保険者証を紛失しても、ハローワークで再発行が可能です。
再発行までに時間がかかる場合は、前職の雇用履歴を証明する書類を添付すれば、
番号未記載でも資格取得手続きは進められます。
年金手帳（基礎年金番号通知書）の紛失
年金手帳は2022年に廃止されており、現在は基礎年金番号通知書が再交付書類となります。
再交付は年金事務所または事業主経由で申請できます。
入社手続きを効率化するためのポイント
チェックリストとテンプレートの活用
入社時の手続きをリスト化し、誰が・いつ・どの書類を提出するのかを明確化しましょう。
特に複数人の入社が重なる4月・10月は、**ミス防止の管理表（Excelなど）**が効果的です。
クラウド労務システムの導入
近年では、労務管理をクラウド上で一元管理できるツール（SmartHR、マネーフォワードクラウド人事労務など）が主流です。
社会保険届出の電子申請にも対応しており、ペーパーレス化・法定期限管理の自動化が可能です。
社労士・税理士との連携
法改正や助成金制度の情報更新に追いつけない場合は、専門家と顧問契約を結ぶことも有効です。
社会保険の適用拡大や労働時間管理の見直しなど、実務＋法務両面での支援を受けることで、
経営リスクを最小化できます。
まとめ｜入社手続きは「信頼構築の第一歩」
新入社員の入社手続きは、単なる事務作業ではありません。
企業にとっては法令遵守の基盤であり、新入社員にとっては安心して働くための第一歩です。
社会保険・税務・労務すべての手続きを正確に整えることは、
企業の信頼性を高め、従業員との信頼関係を築く最初のステップでもあります。
これからの中小企業は、**「手続きの迅速化」「制度理解」「管理体制の整備」**の3つを柱に、
法令対応と働きやすさを両立させていくことが求められています。
